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Aufbau einer Exportkontrollstrategie- 4 Schritte zum Erfolg

Für Unternehmen, die auf dem internationalen Exportmarkt tätig sind oder expandieren möchten, gehört der Aufbau einer Exportkontrollstrategie. Wir erklären, wie man in vier Schritten eine Exportkontrollstrategie aufbauen kann.

Was ist eine Exportkontrollstrategie?

Wenn Ihr Unternehmen im globalen Markt tätig ist, ist es wichtig, dass Sie eine gute Exportkontrollstrategie aufbauen. Eine solche Strategie hilft Ihnen, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Risiken zu minimieren. Um Sie bei der Erstellung Ihrer Exportkontrollstrategie zu unterstützen, haben wir eine vierstufige Anleitung zusammengestellt.

Einleitung

Sie möchten eine Exportkontrollstrategie aufbauen, wissen aber nicht, wo anfangen? Um deine Exportkontrollstrategie zu erstellen, müssen im Wesentlichen vier Schritte befolgt werden. Zunächst müssen jedoch die Ziele festgehalten werden. Anschliessend wird ein Vorgehensweise gewählt, die zu den Zielen passt. Danach müssen Risiken analysiert werden. Zum Abschluss wird ein Regelwerk zur Absicherung erstellt. Dieses dient dem Nachweis, dass unternehmerische Sorgfaltspflichten im Export wahrgenommen werden. Wenn Sie diese Schritte befolgen, ist deine Exportkontrollstrategie auf dem besten Weg zum Erfolg. Mit der richtigen Planung und einem ausgeprägten Verständnis für die Exportkontrolle von Dual Use Gütern, Sanktionen und Embargos kann ein “ICP” (Internal Control Programm) erfolgreich umgesetzt werden.

Erster Schritt:

Verstehen Sie die rechtlichen Anforderungen. Bevor Sie Ihre Exportkontrollstrategie erstellen, müssen Sie in einem ersten Schritt die rechtlichen Anforderungen der Schweiz verstehen. Die auf internationaler Ebene vereinbarten Kontrollen von Gütern werden in der Schweiz durch die Kriegsmaterial-, Kernenergie- und Güterkontrollgesetzgebung umgesetzt. Jeder Exporteur muss dabei mindestens das Güterkontrollgesetz konsultieren. Dieses regelt den Export von "Dual-Use-Gütern". Dazu ist zu beachten, dass bei nahezu jedem Export von Industrieprodukten zwingend zu deklarieren ist, dass Sie bewilligungsfreie Ware exportieren. Was bedeutet, dass Sie eine verbindliche Deklaration abgeben und bestätigen, dass Sie die entsprechenden Prüfschritte vorgenommen haben. Dabei ist “das haben wir bisher immer so gemacht” und “bisher hat noch niemand etwas gesagt” niemals Grundlage für eine Strategie. Auf extraterritoriale Bestimmungen gehen wir später ein. Diese umfassen beispielsweise die Betroffenheit vom US-Reexportbestimmungen.

Als Hilfe dienen dazu auch die Erläuterungen der relevanten Prüfschritte.

Unterstüzungsmöglichkeiten: Seminar oder Inhouse-Training von Zollschule. Der nächste Termin ist auf dieser Seite aufzufinden. Für eine spezifische Beratung oder Schulung können Sie uns jederzeit persönlich kontaktieren.

Zweiter Schritt:

Identifizieren Sie die Risiken. Nachdem Sie die rechtlichen Anforderungen verstanden haben, müssen Sie eine Risikoanalyse durchführen, um herauszufinden, welche Risiken sich beim Export Ihrer Produkte ergeben können. Dazu gehören insbesondere die folgenden Analysen

Gütereinschätzung nach GKV
Analyse der Exportländer
Analyse der Kundschaft und des Prozesses zur Stammdatenanlage
Analyse der Betroffenheit von extraterritorialen Bestimmungen

Letztere kommen beispielsweise zum Tragen bei ausländischen Anteilseignern, Niederlassungen im Ausland oder Beschaffungsmärkten von Vormaterialien, die ein eigenes Exportkontrollprogramm vorgeben. Auch dabei unterstützt Sie unser Team zielführend.

Dritter Schritt:

Erstellen Sie einen Exportkontrollplan. Nachdem Sie die Risiken identifiziert haben, müssen Sie einen Exportkontrollplan erstellen, der Ihr Unternehmen bei der Einhaltung der Exportkontrollbestimmungen unterstützt. Dazu gehören die Ausarbeitung von Abläufen, Arbeitsanweisungen, die Schulung der Mitarbeitenden, die Erweiterung von IT-Funktionen sowie und die Erfassung eines Statements aus unternehmerischer Sicht. Der Exportkontrollplan kann, je nach Ausgangslage, auch nur ganz kurz sein im Sinne eines Statements, dass das Unternehmen die spezifischen Sorgfaltspflichten wahrnimmt, mit einer kleinen Arbeitsanweisung, die beispielsweise in das bestehende ISO-System integriert wird, sowie einer kleinen Sensibilisierungs-Schulung der Mitarbeitenden insgesamt. Dies sind die Mindestmassnahmen. Sobald Sie jedoch Dual-use-Produkte identifizieren, muss ein ausführliches Kontrollprogramm erstellt werden. In diesem Fall spricht auch das SECO explizit von einem "ICP" (Internal Control Programm) mit umfassendem Berichtswesen.

Vierter Schritt:

Überprüfe und verbessern Sie Ihre Exportkontrollstrategie vor der Umsetzung. Lassen Sie diese von einem Profi wie uns verifizieren. Der letzte Schritt ist der wichtigste, denn er sorgt dafür, dass die Exportkontrollstrategie effektiv ist. Ergebnisse sollten regelmässig überprüft und gegebenenfalls Änderungen vorgenommen werden. Dies um sicherzustellen, dass das Unternehmen die rechtlichen Anforderungen erfüllt.

Falls Sie noch nie einen solchen Ablauf erstellt haben, fragen Sie uns nach einer Vorlage. Wir können für Sie ein Grobraster entwickeln aufgrund einem Vorgespräch. Dazu dienen uns etliche Vorlagen von bestehenden Kunden.

Nachfolgend haben wir ein paar wichtige Punkte für Sie herausgepickt und vertieft:

Abteilungen identifizieren und schulen, die an der Umsetzung beteiligt sind

Damit die Exportkontrollstrategie erfolgreich umgesetzt werden kann, ist es wichtig, die Abteilungen zu identifizieren und zu schulen, die an der Umsetzung beteiligt sind. Dazu müssen Sie herausfinden, welche Abteilungen am meisten betroffen sind und wie diese in die Umsetzung einbezogen werden können. Wenn Sie eine erfolgreiche Exportkontrollstrategie umsetzen möchten, können Sie diese Abteilungen in einem oder mehreren Schritten unterstützen:

1. Erstellen Sie ein Verantwortlichkeitsdiagramm, das alle Abteilungen in der exportrelevanten Ketten identifiziert und ihren jeweiligen Aufgabenbereich definiert.

2. Führen Sie Schulungen für die Abteilungen durch, damit diese ihre Aufgaben in Bezug auf die Exportkontrollstrategie erfüllen können.

3. Bestimmen Sie die Verantwortlichkeiten innerhalb jeder Abteilung und stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter weiß, welche Aufgaben er übernehmen muss.

4. Überprüfen Sie regelmäßig die Umsetzung der Exportkontrollstrategie und stellen Sie sicher, dass sich alle Abteilungen an die gemeinsamen Vorgaben halten.

Mit diesen Schritten können Sie sicherstellen, dass alle Abteilungen, die an der Umsetzung der Exportkontrollstrategie beteiligt sind, richtig auf ihre Aufgaben vorbereitet sind. So können Sie die Umsetzung sicherstellen und eine erfolgreiche Exportkontrollstrategie aufbauen.

Entwicklung eines Verfahrens zur Überwachung der Einhaltung der Exportkontrollregeln

Es ist wichtig, ein Verfahren zur Überwachung der Einhaltung der Exportkontrollregeln zu entwickeln. Diese basiert auf einer Risikobewertung. Bevor Sie Exportkontrollen implementieren, müssen Sie eine Risikobewertung durchführen, um festzustellen, welche Güter, Technologien und Dienstleistungen reguliert werden, und welches Risiko besteht, dass sie nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Zur Entwicklung eines Verfahrens zur Überwachung der Einhaltung der Exportkontrollregeln muss anschliessend ein Verfahren zur Überwachung entwickelt werden, dass in die bestehenden Prozesse und Arbeitsabläufe integriert wird. Um sicherzustellen, dass die Exportkontrollen effektiv sind, muss das Verfahren kontinuierlich überwacht und bei Bedarf optimiert werden.

Fazit

Nachdem Sie die vier Schritte des Aufbaus einer Exportkontrollstrategie durchgearbeitet haben, besteht eine solide Grundlage, um erfolgreich Exportgeschäfte abzuwickeln. Mit den richtigen Informationen, den passenden Arbeitsanweisungen und einer klaren Aufgabenteilung kannst das Unternehmen vor Risiken geschützt werden.