#Dual Use Güter  #ICP erstellen  #Sanktionen  #Embargos  #Export  #Zoll  #Bewilligungsfrei 

Aufbau einer Exportkontrollstrategie- 4 Schritte zum Erfolg

Für Unternehmen, die auf dem internationalen Exportmarkt tätig sind oder expandieren möchten, gehört der Aufbau einer Exportkontrollstrategie. Wir erklären, wie man in vier Schritten eine Exportkontrollstrategie aufbauen kann.

Einleitung 

Sie möchten eine Exportkontrollstrategie aufbauen, wissen aber nicht, wo anfangen? Um deine Exportkontrollstrategie zu erstellen, müssen im Wesentlichen vier Schritte befolgt werden. Zunächst müssen Exportziele festgehalten werden. Anschließend musst du eine Vorgehensweise auswählen, das zu deinen Zielen passt. Danach musst du Risiken analysieren und schließlich musst du ein Regelwerk erstellen, mit dem du dich absichern kannst. Wenn du diese vier Schritte befolgst, ist deine Exportkontrollstrategie auf dem besten Weg zum Erfolg. Mit der richtigen Planung und einem ausgeprägten Verständnis für die Exportkontrolle von Dual Use Gütern, Sanktionen und Embargos kannst du dein “ICP” (Internal Control Programm) erfolgreich umsetzen.

Was ist eine Exportkontrollstrategie? 

Wenn dein Unternehmen im globalen Markt tätig ist, ist es wichtig, dass du eine gute Exportkontrollstrategie aufbaust. Eine solche Strategie hilft dir, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Risiken zu minimieren. Um dich bei der Erstellung deiner Exportkontrollstrategie zu unterstützen, haben wir eine vierstufige Anleitung zusammengestellt. 

Erster Schritt: 

Verstehe die rechtlichen Anforderungen. Bevor du deine Exportkontrollstrategie erstellst, musst du zuerst die rechtlichen Anforderungen des Landes verstehen, aus dem du exportierst. Dazu gehören Exportkontrollgesetze, Exportkontrollbestimmungen und Exportkontrollvorschriften. Es ist auch wichtig, die verschiedenen Exportklassifizierungen und Einstufungen zu kennen, da sie bestimmen, ob du Bewilligungen benötigst, um deine Produkte exportieren zu können. Denn bei jedem Export muss du angeben, ob die Ware bewilligungsfrei oder bewilligungspflichtig ist! Dabei ist “ das haben wir bisher immer so gemacht” und “bisher hat noch niemand etwas gesagt” niemals Grundlage für eine Strategie. Dazu bieten sich spezifische Inhouse-Trainings an, die du bei uns buchen kannst. So kann das Wissen mit verschiedenen Personen geteilt werden und ein Austausch im Unternehme n stattfinden. 

Zweiter Schritt:

 Identifiziere die Risiken. Nachdem du die rechtlichen Anforderungen verstanden hast, musst du eine Risikoanalyse durchführen, um herauszufinden, welche Risiken sich beim Export deiner Produkte ergeben können. Dazu gehören insbesondere die Analyse der Güterkontrollbestimmungen, Embargos, Sanktionen, gelegentlich auch extraterritoriale Bestimmungen. Letztere kommen beispielsweise zum Tragen bei ausländischen Anteilseignern, Niederlassungen im Ausland oder Beschaffungsmärkten von Vormaterialien, die ein eigenes Exportkontrollprogramm vorgeben. Dabei unterstützt dich unser Team zielführend. 

Dritter Schritt: 

Erstelle einen Exportkontrollplan. Nachdem du die Risiken identifiziert hast, musst du einen Exportkontrollplan erstellen, der dein Unternehmen bei der Einhaltung der Exportkontrollgesetze unterstützt. Dazu gehören unter anderem die Einrichtung eines Exportkontrollprogramms, die Ausarbeitung von Richtlinien und Verfahren, die Schulung der Mitarbeitenden und die Erstellung eines Berichtswesens. 

Vierter Schritt: 

Überprüfe und verbessere deine Exportkontrollstrategie. Der letzte Schritt ist der wichtigste, denn er sorgt dafür, dass deine Exportkontrollstrategie effektiv ist. Daher musst du regelmäßig die Ergebnisse überprüfen und gegebenenfalls Änderungen vornehmen, um sicherzustellen, dass dein Unternehmen die rechtlichen Anforderungen erfüllt.

Exportkontrollregeln definieren 

Damit deine Exportkontrollstrategie wirklich funktioniert, ist es wichtig, dass du die entsprechenden Exportkontrollregeln definierst. Diese sollten klar definiert, einfach einzuhalten und mit dem Unternehmensziel in Einklang stehen. Die Exportkontrollregeln sollten eindeutig sein und alle Unternehmensbereiche und -abteilungen betreffen. Ein wichtiger Bestandteil der Exportkontrollregeln sind die Ziele des Unternehmens, die Exportabläufe sowie die Verantwortlichkeiten, die in Bezug auf die Exportkontroll- und -berichterstattungspflichten definiert werden müssen. Außerdem solltest du darauf achten, dass alle Beschäftigten über die Exportkontrollregeln informiert sind und ihre Pflichten kennen. Nur so können sie die Regeln einhalten und das Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen schützen.

Abteilungen identifizieren und schulen, die an der Umsetzung beteiligt sind 

Damit die Exportkontrollstrategie erfolgreich umgesetzt werden kann, ist es wichtig, die Abteilungen zu identifizieren und zu schulen, die an der Umsetzung beteiligt sind. Dazu müssen Sie herausfinden, welche Abteilungen am meisten betroffen sind und wie diese in die Umsetzung einbezogen werden können. Wenn Sie eine erfolgreiche Exportkontrollstrategie umsetzen möchten, können Sie diese Abteilungen in einem oder mehreren Schritten unterstützen: 

1. Erstellen Sie ein Verantwortlichkeitsdiagramm, das alle Abteilungen in der exportrelevanten Ketten identifiziert und ihren jeweiligen Aufgabenbereich definiert. 

2. Führen Sie Schulungen für die Abteilungen durch, damit diese ihre Aufgaben in Bezug auf die Exportkontrollstrategie erfüllen können. 

3. Bestimmen Sie die Verantwortlichkeiten innerhalb jeder Abteilung und stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter weiß, welche Aufgaben er übernehmen muss. 

4. Überprüfen Sie regelmäßig die Umsetzung der Exportkontrollstrategie und stellen Sie sicher, dass sich alle Abteilungen an die gemeinsamen Vorgaben halten. 

Mit diesen Schritten können Sie sicherstellen, dass alle Abteilungen, die an der Umsetzung der Exportkontrollstrategie beteiligt sind, richtig auf ihre Aufgaben vorbereitet sind. So können Sie die Umsetzung sicherstellen und eine erfolgreiche Exportkontrollstrategie aufbauen.

Entwicklung eines Verfahrens zur Überwachung der Einhaltung der Exportkontrollregeln 

Es ist wichtig, ein Verfahren zur Überwachung der Einhaltung der Exportkontrollregeln zu entwickeln. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, ist es unerlässlich, eine Exportkontrollstrategie zu entwickeln, die die folgenden Schritte umfasst:

 1. Erstellen einer Risikobewertung der Exportkontrollen: Bevor Sie Exportkontrollen implementieren, müssen Sie eine Risikobewertung durchführen, um festzustellen, welche Güter, Technologien und Dienstleistungen reguliert werden, und welches Risiko besteht, dass sie nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. 

2. Entwicklung eines Verfahrens zur Überwachung der Einhaltung der Exportkontrollregeln: Nachdem die Risikobewertung abgeschlossen ist, muss ein Verfahren zur Überwachung der Einhaltung der Exportkontrollregeln entwickelt werden. Dazu gehört, ein klares Verständnis der exportkontrollrechtlichen Anforderungen zu haben, ein Verfahren zur Bestimmung der Einhaltung zu entwickeln und dieses in die bestehenden Prozesse und Arbeitsabläufe zu integrieren. 

3. Implementierung der Exportkontrollen: Nachdem das Verfahren zur Überwachung der Einhaltung der Exportkontrollregeln entwickelt wurde, müssen die Exportkontrollen implementiert werden. Dazu gehören die Erstellung und Umsetzung von Richtlinien und Verfahren, die Erstellung von Berichten und die Identifizierung und Überwachung von Risiken. 

4. Überwachung und Optimierung des Verfahrens: Um sicherzustellen, dass die Exportkontrollen effektiv sind, muss das Verfahren kontinuierlich überwacht und bei Bedarf optimiert werden. Dazu gehören die Überprüfung von Richtlinien und Verfahren, die Überwachung von Berichten und die Untersuchung neuer Risikobereiche. Die Entwicklung einer Exportkontrollstrategie ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Indem Sie diese vier Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Exportkontrollen effektiv und rechtssicher sind.

Implementierung und Test der Strategie 

Nachdem du deine Exportkontrollstrategie entworfen und strukturiert hast, ist es an der Zeit, die Strategie umzusetzen und zu testen. Dieser Schritt kann viele Facetten haben, aber hier sind einige wichtige Dinge, die du im Auge behalten solltest, wenn du deine Exportkontrollstrategie implementierst und testest: 

- Erstelle ein umfassendes Testprogramm, das deine Strategie und deine Exportkontrollregeln überprüft. 

- Evaluiere deine Strategie periodisch, um sicherzustellen, dass sie aktuell ist und den sich ändernden Anforderungen entspricht. 

- Implementiere eine Prozesskontrolle, um sicherzustellen, dass alle Regeln korrekt angewendet werden. 

- Stelle sicher, dass dein Team über die neuesten Exportkontrollregeln und -strategien informiert ist. 

Mit der richtigen Planung und Durchführung kann eine Exportkontrollstrategie dein Geschäft vor finanziellen und rechtlichen Risiken schützen. Wenn du deine Exportkontrollstrategie implementierst und periodisch überprüfst, kannst du eine effektive Exportkontrollumgebung schaffen, die dein Unternehmen vor finanziellen und rechtlichen Risiken schützt.

Fazit

Du hast es geschafft! Nachdem du die vier Schritte des Aufbaus einer Exportkontrollstrategie durchgearbeitet hast, hast du jetzt eine solide Grundlage, um erfolgreich Exportgeschäfte abzuwickeln. Mit den richtigen Informationen, den passenden Richtlinien und einer klaren Aufgabenteilung kannst du eine Exportkontrollstrategie aufbauen, die dein Unternehmen vor Risiken schützt und dir gleichzeitig ermöglicht, mehr internationale Geschäfte abzuwickeln. Nun ist es an der Zeit, das Erlernte in die Praxis umzusetzen und eine Exportkontrollstrategie zu entwerfen, die deinem Unternehmen hilft, seine Exportziele zu erreichen.